home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ AOL File Library: 2,801 to 2,900 / aol-file-protocol-4400-2801-to-2900.zip / AOLDLs / TAWUG / TAWUG Disk No. 66 (SHK) / TAWUG66.shk / CHECKBOOK.DOCS (.txt) < prev    next >
AppleWorks Document  |  1988-03-12  |  4KB  |  61 lines
  1. O=====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|===
  2. INSTRUCTIONS FOR USING THE "ELECTRONIC CHECKBOOK"
  3. NThe formulas included here will do all of your calculations, accumulations of K
  4. Itotals, and show you if you are in balance with the bank 
  5. on an ongoing M
  6. Kbasis!
  7.  Even if you are in the middle of the month the variance line will 2
  8. show you whether you have made a mistake or not.
  9. THERE ARE SOME THINGS YOU MUST DO YOURSELF
  10. A.Beginning of the month.
  11. H1. At the beginning of the month you have to type in your own beginning 
  12. balance (I6).
  13. K2. You must also bring forward all of your prior month outstanding checks. J
  14. HFirst blanking 'PREVIOUS PERIOD OUTSTANDING' and then typing in the new -
  15. outstanding checks from the previous month.
  16. N3. You will still carry forward the previous months ending bank balance until P
  17. Nsuch time as you receive a new statement. (You will see why this is necessary "
  18. as you work with the checkbook.)
  19. I4. In the reconciliation area you have two options as to which amount to J
  20. Hcarry forward as the next months beginning balance. If you use adjusted P
  21. Ncheckbook balance (E47) you can ignore (E44 and E45) bank credits and charges O
  22. Mas you will have left them as a non-posted reconciling item. If however, you L
  23. Jwant to show all charges and credits in the Y-T-D area (I42-E56) you must O
  24. Mbring forward 
  25. YOUR checkbook closing balance (E43)
  26.  then in the following K
  27. Imonth you will post these charges and credits either in the check amount 
  28. column or the deposit column.
  29. L5. If you want the Y-T-D area used 
  30. You must move the formulas in (J43-K43) L
  31. Jto the following listed month. After copying the formulas down one month, G
  32. blank the preceding month for formulas and retype the dollar amounts.
  33. N6. After these items have all been done your variance at the beginning of the M
  34. Kmonth should be -0- and it should remain this way through the month if all 
  35. items are entered correctly.
  36. B. At the end of the month.
  37. H1.( You just got your bank statement.)
  38.  First, type in the ending BANK 
  39. balance (E49).
  40. M2. Next type a one in all 'C' and  'D' columns, matching both the checks you L
  41. Jwrote to those cleared by the bank, and all of the deposits you listed to 
  42. those shown by the bank.P
  43. N(It is easiest to start with the PREVIOUS PERIOD OUTSTANDING section starting 
  44. at (F33)).
  45. N3.If you did everything right ( I am sure you did) your variance line will be ;
  46. -0- and you have reconciled to the bank. Congratulations!
  47. ============================================================================
  48. LTo prepare this same format for the following month, first save the current 6
  49. month. Then rename the file for the following month.
  50. L1. Blank the block of transactions on the new month between A7 and H28, A33 M
  51. Kand H39, transfer the formula in Y-T-D to the following month, type in the P
  52. Nnew OPENING BALANCE amount (see A4 above). In the previous outstanding period N
  53. Lsection type in all of the checks and deposits, from the prior month, which L
  54. do not have a 1 posted in the 'C' and 'D' columns and you are ready to go!O
  55. -----------------------------------------------------------------------------
  56. LPS. In the blanking process you will erase some protected cells. This is OK K
  57. Iunless you go back to the original template. I have found that it is not D
  58. worth reprotecting them once you have a handle on using this form.
  59. LIf you wish to print your checkbook, 12 CI fits it nicely on an Imagewriter 
  60. with standard paper.
  61.